Notizie in Controluce

Oggigiorno, molte operazioni condotte nel settore pubblico richiedono nuovi metodi di lavoro e nuove soluzioni. L’intelligenza artificiale (IA) può svolgere un ruolo importante, ma affinché sia efficace è essenziale attuare una strategia ben pianificata per l’intera macchina amministrativa.

Il Comune di Carpineto Romano, in provincia di Roma, ha iniziato a gettare le basi per la propria strategia in materia di IA effettuando una valutazione della maturità dell’IA per il contesto burocratico su cui potrà incidere.

Situata nell’estremo sud della Provincia di Roma, Carpineto aveva già digitalizzato molti processi operativi, ma aveva anche individuato alcune sfide legate al personale e alle competenze, agli investimenti, all’intensificarsi dei requisiti governativi e alla necessità di ristrutturare le proprie operazioni.

Il supporto decisionale intelligente, l’IA, la digitalizzazione ed altri strumenti dovrebbero consentirgli di affrontare queste sfide e semplificare le operazioni, aiutando al contempo il Comune a utilizzare l’IA in modo responsabile. L’Amministrazione comunale dirige i programmi di trasformazione digitale dell’Ente e considera l’IA un elemento chiave per il successo dei programmi. Sebbene Carpineto abbia progetti ambiziosi, il Comune desidera anche prendere decisioni “informate” che privilegino l’organizzazione e i suoi processi, nel rispetto delle leggi vigenti e dei valori dei cittadini.

Gli studi e le ricerche di questi ultimi anni indicano che, in diversi settori della Pubblica Amministrazione, è necessario ottenere di più con un organico ridotto. Affinché ciò sia possibile, è necessario disporre di un supporto digitale efficace e ben progettato. Abbiamo un’ambizione dichiarata nei confronti dell’IA. Sappiamo che vogliamo utilizzarla, ma in modo appropriato.

L’IA offre numerosi vantaggi ai Comuni:

Gestione e razionalizzazione delle attività ripetitive: l’IA, l’apprendimento automatico o l’automazione robotica dei processi consentono di automatizzare e razionalizzare le attività ripetitive.

Elaborazione di grandi volumi di dati – I modelli linguistici basati sull’IA (specialmente quelli di grandi dimensioni) possono analizzare ed estrarre rapidamente le informazioni rilevanti.

Supporto alla pianificazione ed al processo decisionale – L’IA può verificare i risultati, fornire documenti ed aiutare nell’analisi predittiva delle esigenze e delle evoluzioni future. Questi vantaggi possono servire come base per l’espansione dei servizi ai cittadini, come l’assistenza sanitaria, l’istruzione e l’assistenza sociale.

In alcuni settori, ad esempio, potremmo utilizzare l’IA per fornire più rapidamente risposte o soluzioni ai cittadini. Prendiamo ad esempio la gestione degli aiuti finanziari ai cittadini. Ci siamo ispirati all’esperienza di altri Comuni, anche stranieri. È ovvio che è importante che i cittadini ricevano rapidamente i loro pagamenti. Tuttavia, risulta che una decisione rapida è più importante del pagamento stesso. La verifica delle richieste e l’automazione della documentazione sono compiti a cui l’IA può contribuire, consentendo di fornire un feedback più rapido.

Valutazione della maturità: la pietra angolare di una strategia di IA

Per elaborare la strategia di trasformazione digitale e di IA di Carpineto, l’Amministrazione ha voluto basarsi su un’analisi affidabile ed esaustiva della situazione operativa.

Quando si parla di IA, è fondamentale che non si tratti solo di un progetto tecnologico. Si tratta anche di competenze, organizzazione e risorse necessarie per lo sviluppo di iniziative future. Allo stesso tempo, non dobbiamo allontanarci dalle missioni fondamentali dei Comuni statuite per legge e continuare a costruire un’organizzazione solida.

Il Comune di Carpineto ha quindi scelto di effettuare la valutazione della maturità dell’IA in discorso, uno strumento progettato per aiutare le organizzazioni a valutare le loro capacità in materia di IA, identificare i requisiti relativi al suo utilizzo ed elaborare una solida strategia di IA.

All’interno dell’organizzazione di Carpineto, i dipendenti hanno dimostrato grande entusiasmo nei confronti dell’indagine sulla maturità, considerando questo approccio come una tappa fondamentale della trasformazione digitale. È una soddisfazione vedere così tante persone interessate e coinvolte, nonostante non siano dei “nativi digitali”. Tuttavia, è fondamentale non lanciarsi alla cieca in diversi progetti di IA: la valutazione della maturità ha chiaramente evidenziato le aree e gli elementi che devono essere inclusi nel piano di IA. Ad esempio, dobbiamo prestare particolare attenzione all’uso e alla diffusione delle informazioni; Inoltre, molte questioni legali devono ancora essere esaminate.

Competenze e impegno per un’IA responsabile

È fondamentale che ci impegniamo pienamente nell’IA. Non solo per arricchire le nostre conoscenze, la nostra esperienza e la nostra competenza, ma anche per garantire un uso efficace e sostenibile dell’IA, in linea con le nostre attività e i nostri obiettivi, nel rispetto della nostra politica ambientale. Ritengo inoltre fondamentale dedicare del tempo a documentare le nostre azioni e il modo in cui utilizzeremo e integreremo l’IA. Grazie ai risultati della valutazione della maturità dell’IA, disponiamo di conoscenze approfondite e possiamo quindi stabilire una tabella di marcia sostenibile e duratura”.

Benchmarking

Diversi Comuni hanno sperimentato un sistema IA che scarica le e-mail, effettua la protocollazione e l’inoltro agli uffici competenti, così come la preistruttoria di pratiche complesse (es. pratiche edilizie SUAP/SUE), assistenti virtuali e chatbot per i cittadini che offrono assistenza in tempo reale ai cittadini.

Altre municipalità hanno introdotto un assistente virtuale basato sull’AI “Google Gemini”.

Per quanto concerne la gestione documentale, l’IA può potenziare i sistemi di protocollo informatico e la gestione documentale esistenti. Oltre allo smistamento di corrispondenza citato, si sperimentano motori di ricerca semantica che analizzano grandi moli di documenti e permettono interrogazioni più “intelligenti”. Ad esempio, potrebbe essere possibile analizzare automaticamente l’Albo Pretorio comunale e costruire un database ricercabile non solo per parole chiave esatte ma per concetti correlati.

Altra applicazione pratica può essere la realizzazione di bozze automatiche di atti amministrativi o

 la trascrizione automatica di verbali, il controllo del territorio e la sicurezza urbana, con telecamere intelligenti capaci di interpretare le immagini e rilevare anomalie o eventi di emergenza (incidenti stradali, risse, furti, persone che accusano malori in strada, ecc.), come avviene già in molti Comuni del centronord.

Più complesso e complicato poi il caso delle analisi dei dati e il decision support per i decisori comunali, che immancabilmente, però, sarà argomento di valutazione negli anni a venire.

Lezioni per il futuro

La nostra intuizione ha consentito all’Amministrazione di approfondire la propria riflessione sull’intelligenza artificiale e sull’organizzazione delle proprie operazioni al fine di massimizzare il ritorno sull’investimento nell’IA.

In futuro, ritengo che sarà fondamentale istituire un team centrale dedicato all’IA, incaricato di elaborare una strategia chiara, nonché principi, processi e obiettivi ben definiti. Questo gruppo potrebbe poi collaborare con gli esperti legali di Città metropolitana di Roma Capitale e Regione Lazio per garantire l’attuazione degli aspetti legali necessari. Avrebbe anche il compito di affidare al servizio IT l’elaborazione di un piano tecnologico conforme alle iniziative in materia di IA. È inoltre importante che siano coinvolte le risorse umane. Questo team centrale potrebbe quindi fungere da supporto per l’intera organizzazione. In un contesto in cui l’evoluzione tecnologica e le esigenze dell’organizzazione progrediscono rapidamente, è più che mai fondamentale fornire un orientamento strutturato.

La via è lastricata di ostacoli, ma mi sembra quella giusta.